컨설팅 현장 사례

[핵심성과] 출장 ROI 가시화로 예산 근거 확보 / 출장 후 내부 만족도 상승 / 출장 인사이트가 실제 사업화로 연계

가인지컨설팅그룹 이명철 컨설턴트입니다. 처음 이 제조기업 대표님을 뵈었을 때, 해외출장 이야기가 나오자 표정이 눈에 띄게 어두워지셨습니다. 적지 않은 비용을 들여 직원을 해외로 내보내는데, 정작 다녀오고 나면 보고서 한 장만 책상에 올라올 뿐이었다고 하셨습니다. 그 출장에서 무엇을 얻었는지, 들인 비용이 값어치를 했는지, 다음 출장에서는 무엇을 개선해야 하는지 아무도 명확히 답하지 못했습니다. 출장이 조직의 자산으로 쌓이지 못하고 매번 반복되는 지출로만 남아 있던 것, 그것이 우리 A사의 진짜 문제였습니다.

모빌리티·산업재 분야에서 50~100인 규모로 성장해 온 A사에게 해외출장은 선택이 아니라 필수였습니다. 새로운 거래처를 발굴하고 현지 시장과 기술 동향을 살피는 일이 모두 출장을 통해 이루어졌기 때문입니다. 그만큼 많은 비용을 들여 사람을 내보냈지만, 그 투자가 어떤 결과로 돌아오는지 설명할 수 있는 사람은 없었습니다. 사람이 게을러서가 아니라, 출장을 다루는 구조 자체가 없었던 것입니다.

그래서 우리가 세운 방향은 분명했습니다. 출장을 단순히 '다녀오는 일'이 아니라 '목표를 세우고 그 목표를 회수하는 일'로 바꾸는 것. 출장 한 건 한 건이 개인의 기억으로 흩어지지 않고 조직 안에 학습으로 남도록, 처음부터 끝까지를 관통하는 관리체계를 세우기로 했습니다.

첫 번째 단계로 출장 전 계획서 작성 교육을 진행했습니다. 떠나기 전에 '이번 출장에서 무엇을 얻어 올 것인가'를 먼저 정의하게 한 것입니다. 목적지와 일정만 적혀 있던 서류가, 기대 성과와 현장에서 확인할 질문이 담긴 문서로 바뀌었습니다. 두 번째 단계는 출장 중 업무일지 기록이었습니다. 현장에서 오간 논의와 그 순간의 판단을 미루지 않고 그때그때 남기게 했습니다. 기억은 돌아오는 비행기 안에서 이미 흐려지지만, 기록은 그대로 남기 때문입니다. 세 번째 단계로 돌아온 뒤에는 전사 공유 세션과 AAR 회고를 도입해, 한 사람의 경험을 조직 전체가 함께 되짚는 자리로 만들었습니다. 무엇이 계획대로 됐고 무엇이 어긋났는지, 다음에는 어떻게 할지를 팀이 같이 정리했습니다.

피터 드러커가 남긴 말처럼, 측정되지 않는 것은 관리되지 않습니다. 출장에 목표와 회고라는 두 축을 붙이자 비로소 관리가 시작됐고, 그동안 보이지 않던 것들이 눈에 들어오기 시작했습니다.

성과는 숫자와 분위기 양쪽에서 나타났습니다. 투입 대비 효과가 눈에 보이기 시작하면서, 대표님은 다음 출장 예산을 감이 아니라 근거로 결정할 수 있게 되었습니다. 출장 후 팀 내부의 신뢰와 만족도도 함께 올라갔습니다. 무엇보다 출장에서 얻은 인사이트가 보고서로 끝나지 않고 실제 사업화로 이어졌습니다. 돌아본 담당자는, 출장 후의 효과에 대한 팀 내 신뢰가 전과는 확연히 달라졌다고 전했습니다.
출장의 값어치는 비행기표에 찍힌 금액이 아니라, 돌아온 뒤 조직에 무엇을 남기느냐에서 결정됩니다.

가인지컨설팅그룹 이명철 컨설턴트