컨설팅 현장 사례

[핵심성과] 보고 중심 회의를 과제 리뷰·실행 중심으로 전환 / 회의 시간 30% 단축 / 회의 중심 커뮤니케이션 문화 정착 및 생산성 향상

가인지컨설팅그룹 신주은 컨설턴트입니다. 처음 이 IT기업을 만났을 때, 대표님과 구성원들이 공통으로 답답해하던 지점은 다름 아닌 '회의'였습니다. 회의는 분명히 자주 열리는데, 그 시간이 조직에 힘을 보태기보다 오히려 부담이 되고 있었습니다. 대부분의 회의가 일방적인 보고 위주로 흘러갔습니다. 한 사람이 진행 상황을 읽어 내려가면, 나머지 참석자들은 조용히 듣기만 했습니다. 실행으로 이어질 아이디어나 솔직한 피드백은 좀처럼 나오지 않았고, 회의는 길기만 하고 비효율적이라는 의견이 안에서 여럿 나오고 있었습니다.

회의가 보고의 자리에 머물면, 사람들은 점점 수동적이 됩니다. 이미 정해진 것을 확인하는 자리라고 느끼는 순간, 굳이 의견을 낼 이유가 사라지기 때문입니다. 그렇게 회의는 시간을 쓰지만 아무것도 결정되지 않는, '바쁘지만 나아가지 않는' 시간이 되어 있었습니다. 우리 A사의 고민이 바로 그 지점에 있었습니다.

그래서 우리가 세운 방향은 분명했습니다. 회의를 보고하는 자리에서, 함께 소통하고 실행을 만들어내는 자리로 바꾸는 것이었습니다. 회의의 목적과 그 자리에서 기대하는 결과를 미리 공유하고, 회의가 끝날 때 실제로 실행할 안건이 손에 남도록 설계하는 것이 핵심이었습니다.

첫 번째 단계로 우리는 보고 중심의 회의를 과제 리뷰 기반의 회의로 바꿨습니다. 지난 일을 읽어 내려가는 대신, 지금 풀어야 할 과제를 두고 함께 들여다보는 방식으로 회의의 뼈대를 다시 짠 것입니다. 두 번째 단계는 회의 전 체크리스트를 공유하는 일이었습니다. 무엇을 논의할지, 어떤 질문에 답할 준비를 해와야 할지를 미리 알리니, 참석자들이 회의에 들어오기 전부터 생각을 정리해오게 됐습니다. 준비된 사람은 침묵하지 않습니다. 세 번째 단계로 회의를 실행 안건 중심으로 운영해 회의 시간 자체를 줄이고, 회의록을 남기는 데 그치지 않고 회의 이후 실행이 실제로 등록되고 진행되는 비율을 관리했습니다. 회의의 성패를 '무슨 이야기를 나눴는가'가 아니라 '무엇이 실행됐는가'로 판단하게 한 것입니다. 회의의 질이 조직의 생산성을 좌우한다는 것은 여러 경영 연구가 오래 지적해온 바이기도 합니다.

변화는 회의실의 공기와 시계에서 동시에 나타났습니다. 실행 안건 중심으로 회의를 운영하자 회의 시간이 30% 줄었고, 회의가 끝난 뒤 실제 업무가 처리되는 속도는 오히려 빨라졌습니다. 무엇보다 회의를 중심으로 소통하는 문화가 조직 안에 자리잡으면서, 회의가 부담이 아니라 일을 진전시키는 통로가 되었습니다.

돌아본 담당자는 이렇게 전했습니다. "이제 회의가 실질적으로 문제를 해결하는 시간이 되었습니다."

회의의 문제는 대개 사람들의 태도가 아니라 회의의 설계에 있습니다. 무엇을 논의하고 무엇을 실행할지 구조가 분명해질 때, 조용하던 회의도 일을 만들어내는 자리로 바뀝니다.

가인지컨설팅그룹 신주은 컨설턴트