컨설팅 현장 사례

사랑합니다, 가인지컨설팅그룹 김도희 컨설턴트입니다.

경기도 화성에 위치한 건설회사 C기업의 사례입니다.

대표님의 요청은 이것이었습니다.

"이번 달 안에 현장팀 3명을 채용해야 하는데, 현장 일이 너무 바빠서 진도가 안 나가요. 채용 좀 도와주세요."

한 달 안에 3명을 채용한다는 것이 결코 쉽지 않다는 것을 경영자라면 누구나 알 것입니다.

그런데 현장을 들여다보니 문제는 더 있었습니다. 대표님이 메모해 두신 전화 인터뷰 지원자 리스트를 살펴보니, 마음에 쏙 드는 이력서였는데 이미 다른 곳에 취업한 사람들이 있었습니다.

이유는 단순했습니다. 이력서 지원일로부터 2주가 지난 후에 연락하는 경우가 많았던 것입니다.

지원자 입장에서는 지원하고 2주가 지나는 동안 다른 기업으로부터 연락을 받아 면접을 보거나, 이미 기억 속에서 이 기업이 희미해진 상태였습니다.

이력서가 들어왔을 때 마음에 드는 인재를 찾는 것조차 어려운데, 어렵게 찾아온 그 기회를 놓치고 있었던 것입니다. 저는 이 기업에 단 세 가지를 적용했습니다.

첫 번째, 이력서가 들어오면 24시간 이내에 합격 여부를 결정했습니다.

그리팅(Greeting)의 2024년 설문 결과에 따르면, 지원자들이 서류 전형에서 긍정적인 경험을 했다고 답한 가장 큰 이유는 '서류 결과에 대한 신속한 안내'였습니다. 지원자들은 이력서를 넣은 후 합격 여부를 빠르게 알고 싶어 합니다.

이를 실현하기 위해 먼저 채용 보드를 만들었습니다.

구글 시트로 채용 흐름 전체를 시각화한 것입니다. 지원자 이름, 현재 상황, 팀, 면접관, 이력서 링크, 연락처, 지원일, 지원 플랫폼, 메모를 한 화면에서 볼 수 있도록 구성했습니다.

인사 담당자가 먼저 자격요건과 우대사항을 기준으로 필터링하고, 해당 직무 팀장이 이력서를 보고 합불 여부를 결정해 시트에 반영하는 방식이었습니다.

그런데 채용 보드를 운영하다 보니 한 가지가 드러났습니다. 채용이 가장 급한 현장팀 팀장이 현장 업무가 너무 바빠 이력서를 확인하지 못하고 있었던 것입니다. 이것이 바로 병목이었습니다.

TOC 제약이론은 이렇게 말합니다. "시스템의 성과는 전체가 아니라, 가장 느린 부분에 의해 결정된다."

채용 보드는 그 병목을 눈에 보이게 만들어주었고, 대표님께서 직접 이력서 검토에 투입되면서 주 1회도 없던 대면 면접이 하루 3건으로 늘어났습니다.

두 번째, 면접 일정은 이력서 접수 후 3일 이내로 세팅했습니다.

Robert Half의 글로벌 채용 데이터에 따르면, 이력서 접수 후 5일 이내에 아무런 연락이 없으면 13%의 지원자가 관심을 잃습니다. 5~10일이 지나면 44%가 이탈합니다. 결국 절반에 가까운 지원자가 10일 안에 연락이 없으면 마음이 떠난다는 뜻입니다.

기존에는 인사 담당자가 대표님께 "언제 시간 괜찮으세요?"라고 물어보고, 대표님의 답을 기다리고, 그 시간을 지원자에게 전달하는 방식이었습니다. 이 과정 자체가 시간을 잡아먹고 있었습니다.

구글 캘린더로 이 문제를 해결했습니다. 대표님이 사무실에 계시는 시간, 팀원들과 미팅하는 시간을 캘린더에 먼저 입력해두고, 인사 담당자가 그 가능한 시간을 직접 확인해 지원자에게 4~5개의 후보 일정을 바로 전달했습니다.

일정 후보를 전달할 때는 "오늘 오후 5시까지 가능하신 시간을 보내주시면 감사드리겠습니다"라는 회신 마감 기한도 함께 안내했습니다. 지원자 입장에서는 4개의 선택지 중 하나를 고르기만 하면 되니 응답이 빨랐습니다.

현장 업무가 있는 건설회사의 특성상 토요일에도 면접을 진행했습니다. 재직 중인 지원자를 배려해 점심시간을 활용하는 기업도 있고, 여기어때처럼 평일 오후 6시~10시 '심야 면접'을 운영하는 기업도 있습니다. 연차나 반차를 쓰지 않아도 면접에 올 수 있다는 것 자체가 지원자에게 하나의 메시지가 됩니다.

세 번째, 면접 하루 전 리마인드 문자를 보냈습니다.

사람인의 2024년 설문에 따르면 기업 10곳 중 8곳이 노쇼 지원자를 경험했습니다. 좋은 이력서를 받고 면접 일정까지 잡았는데 당일에 나타나지 않는 일은 생각보다 흔합니다.

리마인드 문자를 보낼 때 주의할 점이 있습니다. "참석 여부 회신 부탁드립니다"라는 표현은 오히려 역효과를 낼 수 있습니다.

갈까 말까 고민하던 지원자에게 '못 갈 것 같습니다'라고 답할 빌미를 주는 것이기 때문입니다.

프레이밍 효과(Framing Effect)를 활용해 문구를 이렇게 바꿨습니다.

"혹시 일정 조정이 필요하시다면 저희가 맞춰드릴 수 있으니 편하게 말씀해주세요."

오는 것은 당연하고, 혹시 어려운 사정이 있으면 우리가 맞춰주겠다는 메시지입니다. 참석 여부를 묻는 것이 아니라, 참석을 전제로 배려를 전하는 것입니다.

여기에 정서적 연결을 만드는 문구를 더했습니다.

• "OO님이 오늘까지 걸어오신 이야기, 내일 만나서 들어보고 싶습니다."

• "OO님의 경험을 더 깊이 듣고 싶어서 내일을 기다리고 있습니다."

• "OO님의 이력서를 읽으면서 꼭 한번 만나 뵙고 싶었어요."

형식적인 안내 문자가 아니라, 이 회사가 진심으로 이 면접 시간을 기대하고 있다는 것을 전달하는 것입니다. 지원자도 준비하는 마음이 달라집니다.

그리고 이 문자에서 반드시 받아내야 할 것이 있습니다. 바로 "내일 뵙겠습니다"라는 지원자의 답변입니다.

공개선언 효과(Public Commitment Effect)에 따르면, 사람은 말이나 글로 자신의 생각을 공개하면 그 약속을 끝까지 지키는 경향이 있습니다.
"내일 뵙겠습니다"라는 한 마디가 노쇼를 막는 가장 강력한 장치입니다.

이 세 가지를 적용한 결과, 약 2주 만에 목표했던 현장팀 3명 채용을 완료했습니다.

달라진 것은 채용 예산도, 공고 플랫폼도, 채용 조건도 아니었습니다. 이력서를 받은 후 움직이는 속도와 방식이 달라졌을 뿐입니다.

좋은 인재는 기다려주지 않습니다. 우리가 먼저 빠르게 움직이고, 먼저 마음을 전할 때 비로소 면접 자리까지 이어집니다.

"마음에 드는 지원자가 나타났을 때, 그 기회를 잡는 것도 실력입니다."

— 사람을 깨우고 조직을 변화시키는 가인지 김도희 컨설턴트 드림